Para información general, cuando un libro se dedica a entradas o salidas de documentos oficiales, debe diligenciarse como tal, y la diligencia debe rezar aproximadamente como sigue:
"El presente libro se destina a entrada (o salida) de correspondencia en la dependencia XX (departamento u organismo que sea), y consta de xx páginas (o folios) numerados/as correlativamente del 1 al xx (50, 100 o las que sean), iniciándose en fecha del XX-XX-XXXX con el registro numero XX (bien el 1 o bien el que corresponda si es continuación de un libro anterior). Y para que conste, se firma el presente y se valida con el sello de armas oficial del esta dependencia." Y cuando se termina el libro, ´debe igualmente diligenciarse haciendo constar el último registro y la fecha de cierre. Estas diligencias deben ser llevadas a cabo bien por el jefe de la dependencia o bien por el encargado específico del registro cuando lo hay.
Si no lleva tal diligencia no es tal libro oficial de registro.
Igualmente, cuando debe rectificarse algún error en un registro, lo procedente es corregirlo mediante un contraasiento referenciado, como:
"Por el presente se rectifica el asiento número XX en el sentido XX" ... (de que la fecha de salida es tal, o que el remitente o destinatario es cual, o que el texto es tal otro, etc. o se anula, o se corrige jumeración o lo que sea, tachándose con una línea el asiento original de forma que permita leerse su anotación.
De todas maneras, una cosa es la norma reglamentaria y otra cosa es lo que realmente se hace cuando hay un error, que es usar el tipp-ex. Que será todo lo arreglamentario que se quiera, pero que ya es la costumbre habitual en muchos sitios, palabrita del niño jezúh, aunque lo cierto es que esta práctica es cada vez más reducida por otra razón. En cada vez más organismos oficiales el registro se lleva directamente en soporte informático.
"El presente libro se destina a entrada (o salida) de correspondencia en la dependencia XX (departamento u organismo que sea), y consta de xx páginas (o folios) numerados/as correlativamente del 1 al xx (50, 100 o las que sean), iniciándose en fecha del XX-XX-XXXX con el registro numero XX (bien el 1 o bien el que corresponda si es continuación de un libro anterior). Y para que conste, se firma el presente y se valida con el sello de armas oficial del esta dependencia." Y cuando se termina el libro, ´debe igualmente diligenciarse haciendo constar el último registro y la fecha de cierre. Estas diligencias deben ser llevadas a cabo bien por el jefe de la dependencia o bien por el encargado específico del registro cuando lo hay.
Si no lleva tal diligencia no es tal libro oficial de registro.
Igualmente, cuando debe rectificarse algún error en un registro, lo procedente es corregirlo mediante un contraasiento referenciado, como:
"Por el presente se rectifica el asiento número XX en el sentido XX" ... (de que la fecha de salida es tal, o que el remitente o destinatario es cual, o que el texto es tal otro, etc. o se anula, o se corrige jumeración o lo que sea, tachándose con una línea el asiento original de forma que permita leerse su anotación.
De todas maneras, una cosa es la norma reglamentaria y otra cosa es lo que realmente se hace cuando hay un error, que es usar el tipp-ex. Que será todo lo arreglamentario que se quiera, pero que ya es la costumbre habitual en muchos sitios, palabrita del niño jezúh, aunque lo cierto es que esta práctica es cada vez más reducida por otra razón. En cada vez más organismos oficiales el registro se lleva directamente en soporte informático.